Trainen in tijden van corona

Fysiek trainen is in tijden van corona maar zeer beperkt mogelijk. Online trainen kan in een aantal gevallen een goed alternatief bieden.  Een online training is betrekkelijk gemakkelijk te organiseren. Het enige dat nodig is, is een laptop met geluid en camera en een goed werkende internetverbinding bij zowel jezelf als de deelnemers. Bovendien kun je met een online training een grotere groep deelnemers bereiken. Namelijk de groep die door werk of gezin niet een hele dag of meerdere dagen vrij kan plannen om een training bij te wonen. Een online training is vaak korter of wordt opgesplitst in verschillende kortere sessies. Voor deze groep ideaal.

Toch zijn er niet alleen maar pluspunten als het om online trainen gaat. In een fysieke training zijn pauzes een belangrijk onderdeel van het programma. Een pauze biedt deelnemers de kans om op een informele manier met elkaar van gedachten te wisselen, elkaar op ideeën te brengen en op die manier van elkaar te leren.
In een online training krijgen zowel de trainer als de deelnemers veel minder mee van de groepsdynamiek en non-verbale communicatie , terwijl ook die aspecten in de communicatie een belangrijke rol spelen.
Tenslotte wordt aan een online training vaak vanuit huis  deelgenomen, waardoor het gevaar op de loer ligt dat deelnemers snel worden afgeleid. Bijvoorbeeld door
kinderen, huisdieren, inkomende telefoontjes of de postbezorger.

Fysieke trainingen hebben in de regel dan ook mijn voorkeur, maar zijn in deze tijd helaas niet mogelijk. En dan bieden, zoals gezegd, online trainingen een goed alternatief.

Onderstaand vind je een aantal aandachtspunten bij het online trainen. Het is zeker geen uitputtend document en kan aangevuld worden met je eigen ervaringen.

Vooraf
Systeem

• Welk systeem gebruik je? Lees je vooraf in en onderzoek de mogelijkheden. Een systeem waarin je deelnemers gemakkelijk in groepjes (breakout rooms) uiteen kunt laten gaan, is voor een training belangrijk. Op die manier kan er in subgroepjes gewerkt worden. ZOOM biedt die mogelijkheid in ieder geval en omdat ik daar zelf altijd in werk, gebruik ik dat telkens als voorbeeld.

Privacy

• Als je later delen uit de training online wilt zetten, vraag dan altijd toestemming aan de deelnemers. Of zorg ervoor dat namen en inbreng van deelnemers niet te herleiden zijn.

Tijdsduur

• Online deelnemen aan een training kost veel energie. Er is immers geen fysieke interactie, je bent continue op een beeldscherm gericht. Als je het even niet leuk of moeilijk vindt, is het gemakkelijk om je op iets anders te richten. Bijvoorbeeld iets als je mail checken. Zorg er daarom voor dat de sessie niet te lang duurt. Twee tot drie uur is voor veel deelnemers de maximale tijd om gefocust te kunnen blijven.
• Zorg voor voldoende pauzes.

Deelnemers

• Vraag je van tevoren af of de deelnemers over de benodigde apparatuur (laptop, internet) en digitale vaardigheden beschikken.
• Zorg voor een digitale inloop en vraag de deelnemers goed op tijd aanwezig te zijn. Als er dan problemen zijn met inloggen, kunnen zij dit nog proberen op te lossen.
• Maak een duidelijke inloginstructie voor deelnemers. Beschrijf daarin ook wat er moet gebeuren als het niet lukt om in te loggen of als je tijdens de training per ongeluk uitlogt. (Wat zijn de stappen die je dan moet zetten of wie kun je bellen.)

Ruimte

• Zorg dat je in een ruimte zit waar je niet gestoord wordt en geen last hebt van achtergrondgeluiden.
• Zorg dat je goed zichtbaar bent. Let ook op de lichtval, als je direct licht achter je hebt ben je meestal slecht zichtbaar.
• Gebruik bij voorkeur een koptelefoon of oortjes, zodat je de deelnemers goed hoort en zij jou ook goed kunnen horen.

De trainer

• Check vooraf of je internetverbinding sterk genoeg is om online de training te kunnen geven.
• Zorg dat je webcam goed afgesteld staat.
• Zorg dat je ruim voor je deelnemers in de digitale ruimte aanwezig bent.
• Bedenk wat je in de training wilt doen en wat deelnemers thuis kunnen voorbereiden.
• Realiseer je dat de sessies in de breakout rooms van ZOOM abrupt beëindigd worden als de tijd om is. Het kan zijn dat iemand midden in een zin zit als de ruimte gesloten wordt.
• Timemanagement is online lastiger. Maak daarom een draaiboek, waarin je duidelijk uitgewerkt hebt wat je doelen voor de sessie zijn en hoe je deze wilt bereiken. Stem daar je tijdsplanning, werkwijze en werkvormen op af. Probeer ook niet een programma van een dagdeel of dag in die twee of drie uurtjes te proppen. Maak er dan liever meerdere sessies van, verspreid over een aantal dagen of weken.
• Bedenk welke documenten/filmpjes/etc. je tijdens je training wilt gebruiken en zorg dat deze klaar staan en dat je weet hoe je ze kunt laten zien aan je deelnemers. Check vooraf of het filmpje online ook werkt en je het geluid gedeeld hebt! Dat doe je door in Zoom naar ‘share screen’ te gaan en vervolgens links onderin het scherm op ‘share sound’ te klikken!
• Bedenk vooraf of je groepjes wilt maken en of je die willekeurig of vooraf in wilt delen. Zorg dat er per groepje één iemand verantwoordelijk is voor de bewaking van de tijd én het proces. Zo nodig kun je daar zelf iemand voor aanwijzen.
• In de breakout rooms van ZOOM kun je wel even aansluiten, maar realiseer je dat je minder mee krijgt van wat er in de groepjes is gebeurd dan in een fysieke training. Geef daarom ook niet te veel vragen mee aan de groepjes.
• Sluit de training plenair af en zorg dat je als laatste weggaat en beëindig de meeting voor iedereen.

Tijdens de training

• Maak afspraken over het aan- en uitzetten van de microfoon, de videofunctie, het woord nemen, vragen stellen (bijvoorbeeld door de chatfunctie te gebruiken) en aanwezigheid tijdens de training.
  Zelf vraag ik deelnemers altijd om de camera aan te zetten, ik vind het heel vervelend als ik de gezichten van de deelnemers niet zie.
• De chatfunctie is, zeker in grotere groepen, een ideaal instrument om deelnemers vragen te laten stellen en te betrekken. Bedenk wel goed hoe je het inzet. Als er veel vragen worden gesteld kan het ook heel afleidend zijn als iedereen die binnen ziet komen. Je deelnemers luisteren dan half naar jou en kijken met een half oog naar de vragen. Je kunt er, als dat mogelijk is in het programma dat je gebruikt, ook voor kiezen dat alleen jij de binnenkomende vragen ziet.
• In de meeste programma’s heb je de mogelijkheid de deelnemers op ‘mute’ of ‘unmute’ te zetten. Je kunt iemand op ‘unmute’ zetten wanneer je diegene het woord wilt geven.
  Zolang de groep niet te groot is, vind ik het zelf prettiger om de mute functie niet te gebruiken. Op die manier behoud ik iets meer de spontaniteit. Als deelnemers maar niet te veel door elkaar gaan praten, maar dat is een fysieke training ook niet handig…
• Activeer ook tijdens online trainingen de voorkennis. Bijvoorbeeld door te laten reageren op een stelling of een bericht uit het nieuws.
• Vergeet niet om deelnemers die weinig zeggen te betrekken.  Dat iemand niet veel zegt hoeft niet te betekenen dat iemand niet actief betrokken is. Online is dat iets moeilijker inschatten, door bijvoorbeeld af en toe een vraag te stellen kun je checken of iemand er nog bij is.
• Maak het activerend. Bijvoorbeeld door het gebruik van stellingen, groepsopdrachten in breakout rooms, een quiz, zelf  vragen laten bedenken, etc.
  Als instrument om te brainstormen is bijvoorbeeld Mentimeter goed bruikbaar.
• Zorg voor een pauze en koppel deze bij voorkeur niet aan de bespreking in breakout rooms. Dan is het gemakkelijker te bewaken dat iedereen op hetzelfde moment even stopt en ook weer terug is op de afgesproken tijd.
• Ook in een online training kun je met simulaties werken. Zelf merk ik dat sommige deelnemers het makkelijker vinden om een simulatie te oefenen in een online training dan in een fysieke training. Dit omdat ze minder het gevoel hebben in de schijnwerpers te staan.
  Je kan de simulatie realistischer maken, door aan deelnemers te vragen om hun beeld op ‘speakerview’  te zetten. Op die manier zien zij alleen degene met wie zij in gesprek zijn. Vraag alle andere deelnemers hun camera uit en de microfoon op mute te zetten. Na afloop van de simulatie kun je iedereen vragen alles weer aan te zetten en kun je de nabespreking starten.

Veel succes met het geven van je online training en mocht je zelf nog tips of aandachtspunten hebben, laat hieronder dan een reactie achter.