Het organiseren van een themadag is heel erg leuk maar brengt ook een hoop werk met zich mee. Zeker als je het ‘erbij’ doet…..
Iedere keer weer ben ik zelf aan het puzzelen wat voor thema het zou moeten worden, welke sprekers ik daarvoor zou kunnen vragen, hoeveel workshops ik graag aan zou willen bieden en waar ik allemaal aan moet denken om de dag op rolletjes te laten verlopen!

Dus tijd om voor mijzelf een lijstje te maken met aandachtspunten! Dat scheelt een volgende keer een hoop tijd. En als ik dat toch maak, kan ik het net zo goed delen…..

Het zoeken van een thema

Eigenlijk hoef ik de thema’s nooit echt te zoeken maar komen ze vanzelf op mijn pad, is het gewoon een kwestie van goed luisteren waar deelnemers tijdens de trainingen mee zitten, waar hun vragen liggen! Als je een bepaalde vraag vaker terug hoort komen, dan zet zich dat vaak ergens in je hoofd vast. In ieder geval wel bij mij…..het zet mij aan het denken over de mogelijkheid er iets ‘meer’ mee te doen.

Op deze manier ben ik onder andere op de themadagen ‘de invloed van cultuur’  en ‘de organisatie van de zorg voor asielzoekers en vluchtelingen in Nederland’ gekomen.  En ben ik nu bezig de themadag ‘begeleiden naar zelfredzaamheid in een vreemde omgeving’ vorm te geven.

De laatste omdat het een terugkerend thema voor veel medewerkers van VluchtelingenWerk is; hoe kan ik mijn cliënten zó begeleiden dat ik een bijdrage kan leveren aan hun zelfredzaamheid? Zou dat begeleiden waar mogelijk ook groepsgewijs kunnen? Natuurlijk iets dat  in diverse trainingen aan de orde komt…….maar ook een mooi thema om eens van verschillende kanten te belichten, liefst met de inbreng van vluchtelingen zelf!

Het uitwerken van een thema

Als  ik eenmaal het thema in mijn hoofd heb, is mijn eerste stap om het bij zoveel mogelijk mensen neer te leggen en hen om een eerste reactie of idee te vragen. Kortom; te toetsen of meer mensen denken dat het idee levensvatbaar is. Soms kan deze fase  wel weken of maanden duren. Beetje afhankelijk ook van de tijd die ik er al in kan steken.
Op deze manier merk ik of men warm loopt voor het thema, of het ideeën en reacties oproept…..en het helpt mij het thema in gedachten verder vorm te geven.

De volgende stap is  in de regel het uitnodigen van één of twee mensen om met mij te brainstormen over de invulling van de themadag…..daar zeg ik bij dat ik nog niet heel vastomlijnde ideeën heb, dat het écht om een brainstorm gaat! Hiervoor zoek ik naar mensen van wie ik vermoed dat ze betrokkenheid voelen bij het onderwerp, enthousiast zijn én liefst ook nog creatief in het meedenken.

Na de brainstorm laat ik het vaak wat bezinken en overleg nog eens met iemand over de definitieve invulling van de dag. Nu moet wel zo langzamerhand duidelijk zijn hoe het programma er uit gaat zien!
Zaken als starten we met iets ‘ludieks maar toch inhoudelijk’ of niet, wie kunnen gevraagd worden als sprekers of workshopleiders, wat willen we van hen vragen, etc. moeten hier beantwoord zijn.

De praktische voorbereiding

Nu ik weet hoe de dag eruit gaat zien moeten er een aantal praktische zaken geregeld worden. In de eerste plaats moet het programma gemaakt worden en een datum geprikt worden.  Daarbij moet rekening gehouden worden met een aantal punten;

Er moet voldoende tijd zijn voor deelnemers om zich te kunnen aanmelden,  reken al snel op twee maanden. (Vanaf het moment van aankondigen tot twee weken voor de uitvoering. Twee weken is in de regel de annuleringstermijn voor een locatie.)

• Reserveer een locatie die voldoende zalen ter beschikking heeft voor het aantal workshops dat aangeboden wordt + een grote zaal voor de inleidingen. Liefst centraal in Nederland gelegen.
  Bij grote groepen is het bovendien fijn als er de beschikking is over een microfoon voor het plenaire gedeelte van de dag.
  Bij de workshops ga ik uit van 10 tot maximaal 20 deelnemers, op die manier kan het nog enigszins interactief vormgegeven worden. Afhankelijk van het aantal workshops kan het aantal deelnemers bepaald worden.
• Afhankelijk van het programma kunnen deelnemers uit twee of drie workshops kiezen. En kan iedere workshop dus twee of drie keer aangeboden worden. Laat de workshopleiders vooraf weten hoe vaak zij gevraagd worden hun workshop uit te voeren!
• De locatie moet een lunch + koffie/theepauzes kunnen organiseren voor het aantal deelnemers + de inleiders + de workshopleiders en de aanwezige medewerkers vanuit de organisatie.
• De sprekers en workshopleiders die je op het oog had moeten benaderd worden met de vraag of zij deze dag kunnen en willen meewerken. En of zij met de invulling zoals je dat voor ogen hebt voor hún workshop of inleiding uit de voeten kunnen.
  Vraag hen ook hoe zij in het programma aangekondigd willen worden; willen zij een specifieke deskundigheid, werkkring, titel vermeld hebben?
• Zodra duidelijk is welke inleiders en workshopleiders mee kunnen werken kan het programma definitief gemaakt worden en naar de deelnemers opgestuurd.
• Houd er bij het maken van het programma rekening mee dat grote groepen extra tijd vragen. Voordat iedereen in de grote zaal zit, koffie en thee heeft gehad, van zaal gewisseld voor de workshops, etc.; dat kost tijd! Daarnaast kun je wanneer mensen uit het hele land komen, niet te vroeg beginnen. Deelnemers hebben soms te maken met lange reistijden.
• Zorg voor naamkaartjes voor de sprekers. Zorg dat vooraf duidelijk is welke workshop in welke zaal gegeven wordt. Maar ook hier al kaartjes voor. Bij de start van de dag kunnen deelnemers dan kiezen waar ze aan deel willen nemen en zien ze op het workshop kaartje direct in welke zaal ze moeten zijn en hoe laat ze daar verwacht worden.
• Houd bij de verdeling van de zalen waar mogelijk rekening met de ruimte die de workshopgevers nodig hebben.
• Maak een presentatie met daarop het programma. Bij de opening van kun je dat kort doornemen met de deelnemers.
• Bedenk of je de dag wilt starten met een korte vraag / opdracht aan de deelnemers of dat je direct met de inleidingen start.
• Maak een presentielijst waarop deelnemers bij binnenkomst een handtekeningen zetten.
• Maak evaluatieformulieren die je aan het begin van de dag al aan de deelnemers uit kunt reiken. Bedenk ook wat je wilt evalueren!

En dan de dag zelf!

Zorg ervoor dat je op de dag zelf met voldoende mensen aanwezig bent. Drie is eigenlijk wel een minimum; dan is er één iemand die de zalen kan controleren + de workshopleiders en inleiders ‘hun’ zaal kan laten zien én zijn er twee mensen om de inschrijfbalie te bemensen. En ook dat is bij een grote groep minimaal. Deelnemers willen vaak nog wat uitleg over de workshops, zien hun naam niet terug op de presentielijst of hebben nog hele andere vragen.

Het gaat er nu om dat je op tijd aanwezig bent zodat je alle zalen nog eens na kunt lopen. Het is altijd goed om even te checken of er voldoende stoelen zijn, of er in ieder geval voor de workshopleider een tafel is waarop hij een laptop en eventueel beamer plus andere materialen kwijt kan en of er water staat voor  de workshopleider en liefst ook voor de deelnemers. Voor het plenaire deel is het belangrijk om te testen of de microfoon werkt!

Zorg voor een ruime inschrijfbalie. Het is handig als je de presentielijsten verdeeld over de balie én op alfabet neer kunt leggen.
De ervaring leert dat deelnemers vaak in groepen tegelijk binnenkomen, bijvoorbeeld omdat zij met velen uit eenzelfde bus stappen. Dan is het fijn als je de inschrijving snel kunt laten verlopen.
Op de inschrijfbalie kun je ook eventueel informatiemateriaal voor de deelnemers neerleggen + de evaluatieformulieren. Met het verzoek het evaluatieformulier aan het eind van de dag ingevuld te retourneren.

Bij de inschrijfbalie kun je deelnemers direct laten kiezen uit de verschillende workshops.  Dit kun je doen door mandjes of schoteltjes neer te leggen met daarop de workshopkaartjes.
Vanuit het principe ‘vol is vol’; wanneer de twintig deelnemers voor een workshop zijn bereikt kan er niemand meer bij.
Wanneer je twee of drie rondes workshops aanbiedt is het belangrijk dat op de kaartjes duidelijk vermeld staat in welke zaal en hoe laat deelnemers verwacht worden!

Indien mogelijk is het fijn als er voor de deelnemers notitieblokjes en pennen beschikbaar zijn. Die kunnen bij de inschrijfbalie of in de grote zaal waar gestart wordt, klaargelegd worden.

En na dit alles mag er van uitgegaan worden dat het een geweldige en zinvolle dag wordt, met tevreden deelnemers, inleiders, workshopleiders én een tevreden organisator!

Vaak is het prettig én goed nog even op de dag terug te blikken met de workshopleiders en inleiders onder het genot van een drankje. Ook met het oog op het nogmaals organiseren van dezelfde themadag of een andere dag kan dit heel nuttige informatie opleveren!