Waarom

Na iedere informatiebijeenkomst, themadag, cursus of training wordt er vaak een mondelinge of schriftelijke evaluatie gehouden. Soms kunnen deelnemers het ook even laten bezinken en krijgen zij het formulier mee naar huis met het verzoek het ingevuld te retourneren. Maar waarom eigenlijk? Wat willen we bereiken met de evaluaties en wat doen we met de uitkomsten?

Doel?

Het is goed vooraf te bedenken wat je wilt met de evaluatie; wil je tussentijds checken of je nog op het goede spoor zit, na afloop nagaan of mensen tevreden zijn over de training, of er nieuwe vaardigheden/inzichten zijn opgedaan, of deelnemers iets kunnen met het geleerde in hun eigen praktijk, of ze tevreden zijn over jou als trainer…..

• Tussentijdse evaluatie
  Soms wil je tussendoor checken of de training nog aansluit voor de deelnemers. Dat is geen heel uitgebreide evaluatie. Kort terughalen wat er tot dan toe is gedaan en wat er voor het vervolg op het programma staat is voldoende. Uiteraard gevolgd door de vraag of mensen nog opmerkingen hebben over het voorgaande en of zij nog uit de voeten kunnen met wat er komen gaat. Dit doen voorkomt dat je doorstoomt terwijl je deelnemers het spoor allang bijster zijn!

• Tevredenheidsmeting
  Een training dient soms doelen die heel dichtbij liggen; het is bijvoorbeeld bedoeld als teambuilding, of om bepaalde vaardigheden weer eens op te frissen. Dan wil je vaak niet meer dan weten of aan het doel beantwoord is, of deelnemers daar tevreden over zijn.

• Nieuwe inzichten of vaardigheden?
  Trainen gaat vaak over bewustwording, nieuwe inzichten en/of vaardigheden opdoen. Als dat zo is, dan is het goed dat je voor je zelf weet welke vaardigheden je aan wilt leren/oefenen tijdens de training, welke inzichten opgedaan kunnen worden….dan kun je daar in de evaluatie ook heel gericht naar vragen.

• Wat kun je ermee in de praktijk?
  Nieuwe vaardigheden aanleren of inzichten opdoen is één ding, je hoopt uiteraard dat je deelnemers deze vaardigheden en/of inzichten ook kunnen vertalen naar hun eigen praktijk, ze in kunnen zetten in hun dagelijks werk!

• Heeft de trainer het goed gedaan?
  Dit zal niet snel het hoofddoel zijn van je evaluatie, dat zal veel meer gericht zijn op tevredenheid, nieuwe inzichten, vaardigheden en/of bruikbaarheid.
  Maar de trainer is de persoon die de deelnemers door het leerproces leidt. Ook voor volgende trainingen kan het heel bruikbaar zijn om te weten of je als trainer in staat geweest bent om dat te doen. Te weten of deelnemers opmerkingen hebben over je inhoudelijke kennis, de manier waarop je omging met vragen/inbreng van deelnemers, de manier waarop je het proces bewaakt en begeleid hebt.

Stem je evaluatie af op je doel….
Bij ieder doel passen andere vragen. Afhankelijk van je doel kun je  kiezen voor een korte evaluatie tijdens of direct na afloop van de training. Of juist voor een uitgebreidere schriftelijke versie, op papier of via e-mail. Zo’n uitgebreidere evaluatie heeft als voordeel dat deelnemers het even kunnen laten bezinken en het op een door hen zelf gekozen moment rustig in kunnen vullen. Bovendien is het dan gemakkelijker om meerdere doelen mee te nemen. Het nadeel is dat lang niet iedereen de evaluatie ook écht terugstuurt. Afhankelijk van de tijd en menskracht zou je ook nog kunnen kiezen voor een telefonische belronde.

Neem de evaluatie serieus!

De evaluatie wil er nog wel eens bij inschieten; iedereen staat al in de startblokken om de deur uit te rennen, de files voor te zijn of een bus te halen en dan wil de trainer nog even weten hoe de training is ervaren…….. De kans dat je dan nog bruikbare informatie krijgt is vrij klein. Om dit te voorkomen is het belangrijk voldoende tijd in te bouwen voor de evaluatie én deelnemers te laten weten dat je  op tijd stopt. Ook is het zinvol deelnemers te laten weten waarom je evalueert en wat je met de opmerkingen gaat doen; dat met behulp van hun feedback de training misschien wel verbeterd kan worden.

Realiseer je dat mensen aan het eind van de dag vaak moe zijn, het lukt niet iedereen meer om dan nog terug te blikken, te reflecteren en te benoemen wat waardevol is geweest dan wel gemist is.

Je kunt het deelnemers makkelijker maken door heel gerichte vragen mee te geven of naar creatieve manieren van evalueren te zoeken, er iets meer van te maken dan het obligate rondje met eerste reacties.

Verderop komen een aantal werkvormen om te evalueren aan de orde.

Niet doen!

Soms zijn deelnemers misschien kritischer dan je gehoopt of gedacht had. Dat kan voor jezelf teleurstellend zijn, zeker als je gedurende de training vaak hebt gevraagd of hetgeen aan de orde komt nog aansluit bij de wensen of behoeftes.

De verleiding kan dan groot zijn om in discussie te gaan over hetgeen gezegd wordt. Of in de verdediging te schieten. Probeer dat niet te doen! Het is het gevoel van de betreffende deelnemer, het is zijn of haar feedback aan jou.
In discussie gaan levert nogal eens een vervelend eind van de training op. Erkennen van het gevoel bij de deelnemer(s) zorgt er in de regel in ieder geval voor dat iedereen op een goede manier de deur uitgaat.
Indien mogelijk kun je met de betreffende deelnemer(s) afspreken dat je op een later tijdstip nog eens met elkaar zult bellen om te bespreken waar iets is misgegaan en hoe je er voor een volgende keer voor kunt zorgen dat de training (nog) beter aansluit bij de praktijk van de deelnemers.

Werkvormen

Het is aan te raden om, voordat je gaat evalueren, het programma even heel kort terug te halen; daardoor geef je deelnemers ook  een paar minuutjes de tijd de dag(en) te laten bezinken.
Daarop volgend kun je de evaluatie aankondigen. Hierbij kun je een aantal vragen meegeven. Bijvoorbeeld:
Wat kun je in je eigen praktijk met hetgeen er in de training aan de orde gekomen is?
Wat heb je gemist in de training?
Waar had je meer over willen weten, meer mee willen oefenen?

Je kunt deelnemers vragen op alles antwoord te geven, je kunt hen  er ook één vraag uit laten kiezen die voor hen op dit moment het meest relevant is. Nadeel kan daarbij zijn dat je alleen de positieve dan wel de negatieve reacties hoort en de andere kant wat onderbelicht blijft.

Een aantal werkvormen die je voor een evaluatie  zou kunnen gebruiken zijn:

• Rondje
  Het ‘rondje’ is misschien wel de meest bekende vorm van evalueren. Je vraagt deelnemers om kort hun eerste reactie op de training te geven.  Je kunt daarvoor bijvoorbeeld de hierboven genoemde vragen gebruiken. Op zich kan het heel effectief werken, een beetje saai is het wel…….

• Bal
  Ook een soort rondje, maar dan één met wat meer vaart erin.
  Deelnemers vertellen, wanneer zij de bal in handen hebben,  in maximaal één zin  wat zij aan de training gehad hebben. (Je kunt hier ook één woord of vijf woorden, etc. van maken). Als je geweest bent gooi je de bal naar de volgende, net zo lang tot iedereen aan de beurt geweest is.
  Zorg dat je voor deze werkvorm een softballetje bij je hebt!

• Duo’s / groepjes
  Geef deelnemers even de gelegenheid om in tweetallen de evaluatie vragen te bespreken. Vraag vervolgens ieder duo in kernwoorden te vertellen wat zij in hun tweetal besproken hebben.
  Wanneer de groep wat minder spraakzaam is, kan het raadzaam zijn groepjes te maken in plaats van duo’s. Dan zijn er altijd wel wat deelnemers die het gesprek op gang brengen.

• Smileys
  Zoek op internet naar afbeeldingen van verschillende Smileys en print deze uit op A4 formaat.  Het mooiste is om ze te lamineren, dat ziet er beter uit én je kunt ze op deze manier steeds opnieuw gebruiken. Zorg dat je er een stuk of 10 hebt, zodat er wel iets te kiezen is. Bijvoorbeeld een lachende Smiley, een bedroefde, eentje die zijn tanden ergens inzet, eentje met de tong uit de mond, met een zonnebril op, twee Smileys op een wip, een verbaasde, eentje met twee duimen omhoog, eentje met de duimen omlaag, etc.
  Leg de Smileys op de grond op enige afstand van elkaar. Laat deelnemers er één uit kiezen die voor hen het dichtst bij hun gevoel over de training komt. Daar mogen zij op gaan staan.  Als het heel moeilijk is om te kiezen kun je ook met iedere voet op een andere Smiley staan. Vervolgens licht een ieder kort toe waarom hij/zij op die Smiley(s) is gaan staan.

• Foto’s / ansichten / plaatjes / symbolen
  Idem als hierboven, alleen leg je nu foto’s, ansichten, plaatjes of symbolen op de grond neer. Er zijn ook associatiekaarten te koop die je kunt gebruiken. Het voordeel van zelf een verzameling aanleggen is dat je dat enigszins thematisch kunt doen, je kunt dan met je afbeeldingen aansluiten bij de training.
  Mogelijkheden hierbij zijn;

  ‘Poppetjes’;
  deze zijn in vele soorten en maten terug te vinden als afbeelding op internet. Je ziet ze als bruggenbouwers, poppetjes die puzzelstukjes in elkaar passen, met megafoons, zittend op een vraagteken, met een uitroepteken, poppetjes aan wie van twee kanten wordt getrokken, die met een vergrootglas op zoek zijn naar iets, etc.

  Dierenplaatjes;
  een adelaar, stokstaartjes, een vlucht ganzen, dolfijnen, een schildpad, een uil, een haas, een giraffe, etc.

  Verkeerssymbolen;
  voorrangsweg,  gevaarlijke kruising,  snelweg,  50 km weg, helling, afslagen, einde snelweg, parkeren, stopbord, rotonde, wegwijzer, wegwerkzaamheden, verboden in te rijden, etc.

  Foto’s;
  van de zee, weilanden, bloemen, stralend blauwe luchten, zon, maan, onweersluchten, regen, bliksem, etc.

  Ansichten;
  overal te krijgen, soms ook gratis. De teksten van bijvoorbeeld de ‘Loesje’ kaarten zijn voor een evaluatie  goed te gebruiken.
  Dit is maar een greep uit de vele mogelijkheden die er zijn om met behulp van beelden te evalueren. De plaatjes zijn verschillend, de werkvorm is telkens hetzelfde; vraag deelnemers om kort toe te lichten waarom die afbeelding aansluit bij het gevoel dat zij aan de training overhouden.

• Op een rij staan
  Maak een denkbeeldige lijn van 1 tot 10 in de ruimte.
  Vraag deelnemers een punt op de lijn te kiezen die overeenkomt het cijfer dat ze aan de training zouden geven. Als iedereen staat vraag je om een korte toelichting op het gekozen punt.

• Theelabeltjes / associatie vragen
  PickWick heeft tegenwoordig labeltjes aan de theezakjes met daarop een vraag die je iemand kan stellen. Vragen die je tegen kunt komen zijn onder andere; ‘waar ben je bang voor’, ‘wat zou je doen als je onzichtbaar was’, ‘wat is het beste advies dat je ooit hebt gekregen’, ‘wie zou je voor één dag willen zijn’, etc.
  Hier zitten vragen tussen die heel goed kunnen werken bij een evaluatie. Wel belangrijk dat je die vragen er uit haalt die ook bruikbaar zijn voor dit doel.
  Als je de labeltjes wilt gebruiken, zorg dan dat je er voldoende hebt. Het hoeven niet allemaal verschillende te zijn. Leg alle labeltjes op een schoteltje en laat dit rond gaan. Iedere deelnemer pakt er één af en bespreekt dit met zijn buurman/buurvrouw. De beantwoording van de vragen moet gerelateerd worden aan de training.
  Geef hiervoor een paar minuutjes en vraag vervolgens wat deze bespreking heeft opgeleverd. Een leuke manier van evalueren die vaak voor aardig wat hilariteit zorgt.
  Je zou ook zelf wat vragen kunnen bedenken en die op kleine briefjes schrijven en rond laten gaan. Er zijn ook kaarten sets met associatievragen te koop die voor dit doel te gebruiken zijn.

• Schriftelijke evaluatie tijdens de training
  Je kunt er voor kiezen om deelnemers aan het eind van de training  schriftelijk terug te laten blikken op de training. Dat kan door een evaluatieformulier rond te laten gaan. Bedenk daarbij wel dat deelnemers, zoals al eerder gezegd, aan het eind van de training vaak moe zijn en naar huis willen. Maak een dergelijk evaluatieformulier dus niet te lang en maak er bij voorkeur een multiple choice versie van waarop alleen maar iets aangekruist hoeft te worden. Na iedere vraag kun je wat ruimte open laten voor een eventuele toelichting. Deelnemers die écht iets kwijt willen, in positieve of negatieve zin, zullen dat vaak bij de toelichting doen.

  Schriftelijk evalueren direct na afloop kan ook door deelnemers een korte reactie op een memo velletje te laten schrijven en hen te vragen die op de flip-over te plakken. Dat kan mét of zonder naam.  Afsluitend zou je de memo’s kunnen voorlezen en deelnemers bedanken voor de inbreng.

  Een andere mogelijkheid is om deelnemers in groepjes verdelen en per groepje een ansichtkaart te laten schrijven aan de trainer/groep. Op de ansicht beschrijven zij hoe zij de training ervaren hebben. Na een minuut of 10 leest ieder groepje de ansicht voor.

• Schriftelijke evaluatie laten opsturen
  Wanneer je deelnemers de mogelijkheid geeft om thuis het evaluatieformulier in te vullen, geeft dat hen de kans de training even te laten bezinken. Dit heeft als voordeel dat de feedback vaak  meer overdacht is. Het nadeel is dat lang niet iedereen de moeite neemt het formulier op een later tijdstip in te vullen en terug te sturen/mailen.
  Voor de trainer is het daarom zinvol deze vorm van evalueren te combineren met een korte mondelinge evaluatievorm. Dan heb je in ieder geval een eerste indruk van hoe de deelnemers de training ervaren hebben.

Met behulp van deze werkvormen wordt de evaluatie hopelijk een leuke en zinvolle afsluiting van de training!